Dentro de uma empresa, diferentes tipos de gerenciamento são necessários, como o gerenciamento do capital humano, a gestão de Recursos Humanos, e o PMO, que é a “gestão de escritório de projetos”, prática que se conecta com a gestão de projetos.
Saiba mais sobre o PMO e qual é a importância dele para as empresas que desejam ter maior controle sobre os seus projetos. Boa leitura!
O que é PMO?
PMO é a sigla para Product Management Office, que significa Escritório de Gerenciamento de Projetos, traduzindo para o português.
Esse escritório pode ser uma parte individual de cada departamento, ou focado na operação, cuja finalidade é gerenciar um projeto por vez.
As bases do PMO são o planejamento, a organização e cronograma, fazendo com que todos os projetos sejam explorados em seu máximo e tenham entregas satisfatórias.
Qual a importância do PMO?
Agora que você já sabe o que é o PMO, é hora de conhecer a sua importância através de 5 tópicos que demonstram a funcionalidade da prática.
Padronização
O primeiro fator que demonstra a importância do PMO é a padronização dos projetos. Com um escritório voltado para a gestão e desenvolvimentos deles, fica mais fácil garantir que os projetos serão orientados pelas metodologias e as práticas escolhidas pela empresa.
O seguimento de um padrão também garante que todos os projetos gerenciados pelo projeto terão o mesmo tratamento, permitindo que todos tenham as mesmas chances de se demonstrarem sustentáveis e utilizáveis.
Organização
O escritório de gerenciamento de projetos também facilita a organização, afinal, uma empresa que realiza muitos projetos ao mesmo tempo e não tem um padrão corre o risco de se perder e não ter o mesmo tratamento entre eles.
Por exemplo, se é comum que os projetos da empresa tenham de passar pelos encarregados pelo marketing, sem um ordenamento de datas entre as equipes que estão os realizando, o time de marketing corre o risco de ficar sobrecarregado.
Entendimento entre os projetos
Além da organização, sem o PMO os projetos correm o risco de se repetirem em diferentes áreas da empresa que acabaram não conversando, ou atrapalhando um ao outro.
Novamente, vamos utilizar um exemplo, imagine que sem uma gestão centralizada dois setores estejam desenvolvendo projetos em simultâneo, e irão precisar utilizar um mesmo maquinário para “rodar” o projeto.
Porém, o maquinário em questão só comporta um projeto por vez, fazendo com que outro tenha de esperar e até mesmo perca o prazo.
Controle financeiros
Já o controle financeiro tende a ser mais efetivo com a implementação do PMO, tendo a gestão centralizada e todos os recursos que podem ser utilizados em diversos projetos alocados em um local comum, evitando que aquisições repetidas sejam feitas.
Inovação
Como quinta demonstração da importância do PMO temos a inovação, afinal, um setor alinhado e preocupado em garantir que todos os projetos desenvolvam o máximo de seus propósitos, acaba se tornando expoente para inovações em todo o setor.
Ferramentas para introduzir no PMO
Alguns recursos podem ajudar na hora da implementação do PMO, conheça 3 deles:
Metodologias ágeis
As metodologias ágeis são ideais para serem utilizadas em projetos, principalmente os de ordem tecnológica.
Através delas, é possível ter um maior controle sobre a gestão de cada etapa a ser realizada, quem são os responsáveis, as datas de entrega e a dificuldade de cada ação.
Software de gestão de tarefas
Para tornar aquilo que foi definido através das metodologias ágeis visíveis, o PMO pode recorrer a um software de gestão de tarefas, onde será possível organizar as ações, indicar os profissionais que se comprometeram em realizá-la e até mesmo contar com um chat voltado para discussões do projeto.
Existem diversos modelos de programas voltados para a gestão de tarefas, vale a pena pesquisar entre as soluções e escolher aquela que melhor resolve as suas demandas.
Timesheets
Uma das funções que podem ser adicionadas às soluções de um gestor de tarefas é o controle de horas, que pode ser lido através de planilhas automatizadas de timesheets.
O controle de horas pode ser feito dentro dos programas, permitindo que os profissionais controlem suas horas trabalhadas e os gestores possam fazer a gestão do tempo gasto em cada projeto.
Use a tecnologia a favor do PMO
O PMO é um passo importante para empresas que desejam estar na vanguarda do lançamento de projetos, e, para potencializar essa gestão, as tecnologias têm grande serventia, como no uso de programas que facilitam o controle de horas.